简单记录一些工作相关的小notes, 希望能抛砖引玉.
Inbox
工作时经常会遇到一些突然产生的事件, 比如邮件, 领导临时安排的事情等, 把工作打乱为一种”多线程”的状态. 而我们的大脑似乎更喜欢”单线程”的工作方式, 如果强行同时做几件事, 我的工作速度通常不如一件一件完成, 还可能会忘记其中一些. 那么, 怎么把不可避免的突发事件整理好, 把”多线程”转化成”单线程”处理呢? 一个亲测有效的办法是使用 Inbox.
Inbox 就是一个暂存事件的收件箱, 当我们把事件暂存起来, 就可以把它放在一边, 等到合适的时机再来处理了.
在使用 Inbox 的时候, 我也慢慢整理出一些个人的习惯:
- 暂存的要求: 事情需要纪要(what, when, who: 即何事, 何时完成, 需要与何人对接)方可暂存, 信息不完整时可能需要先确认相关信息, 否则在相关人不易联系时可能会误事;
- 暂存的方法: post-it; follow-up label; 当然, 最简单有效的办法就是保持一个干净的收件夹(邮件和文件夹, 以及干净的桌面区域), 这样只要放在收件箱的东西就是暂存的, 无需额外标记.
- 定时处理的习惯: 暂存的事件最终当然也要得到妥善处理. 通过 apple notes (iCloud 同步全平台), Outlook 自动搜索文件夹(如 follow-up 邮件或分类标签)自动归类, 集中处理.
几个具体的工作习惯:
- Outlook: 为保持干净的收件箱, 多用存档和 Follow-up 功能; 建立过滤器把订阅类邮件直接转出收件箱, 以避免大量邮件堆积; Follow-up 不太紧急的事件也存档; 这样留在收件箱里的邮件就是需要处理的紧急事务, 最容易看到; 而所有的 Follow-up 邮件可用自动搜索文件夹调出. 大项目或重要事件启用分类: 分 important, urgent, major 等几个标签即可 (不重要的事件或者杂项不标记, 不必单独标记 minor)
- Apple Notes: 用一个 checklist 分三段标记 A-1, A, B 三个级别的任务. 相对 Outlook 更轻量, 便于在移动端随时记录和调整.
- Moleskine daily: 日程下部写重点跟踪的事项(至少 A 级) checklist
- Weekly: 工作计划的 Weekly plan 单独用纸标记. 参考月计划, 每周一上午大致确定, 周三下午 QC, 周五下午整理总结; 考虑在纸上拟草稿后转成电子档, 或者专用本, 便于存档和长期回顾
- Monthly: 参考季度和年度计划, 先在纸上拟杂乱思考的思维导图版, 整理留存为电子档, 月初周一拟定, 15日及之后的第一个周一 QC, 月末最后一天总结. 长期归类.
- Quarterly and annual: 先自己思考一个大致版本(这也许是和领导沟通的一个重要的前提, 即自己拟定一套方案), 然后和 manager 讨论确定, 双方留存电子版的纪要. 季度计划在每月的三个时间点回顾, Annual 则在每月初回顾, 并考虑调整月计划.
时间的分配
相对开放的工作区域可能使我们在工作时受到较多的干扰, 为了更好地完成工作, 可以考虑进行一些时间的分配优化, 把重要的任务放在高效率的时间进行. 比如早上 9:30 之前相对比较安静, 早饭后的精力也比较充足, 可能适合进行需要高度集中的主要任务 (一个 30-45 分钟的工作段); 如果能早点到办公室, 那么就能获得更好的工作环境了. 相对而言, 一些杂乱的时间用来整理相对事务性的工作, 如整理邮件, 材料等, 也相当于适当的休息, 调整工作的状态. 配合各种软件和手机的免打扰模式(iOS 和 macOS 这方面非常给力, windows还是有些杂乱), 首先专注于重要的事情. 而当我们把主要任务按时完成之后, 工作的压力也会小很多(压力往往来源于重要事情没做完, 悬在心头的紧迫感).
Track the time
使用 RescueTime 等时间记录工具, 可有效总结时间管理方面的统计结论(这部分想要自己完成还是相当琐碎的, 这类服务帮了我们很大的忙). 这种客观的统计就避免了自我安慰的偏见, 可以让我们直面自己真实的工作状态(比如在 WeChat 的时间占工作时间的长度).
小结
以上是我的一点个人体会, 由于工作时间还很短, 遇到的具体问题也十分有限, 这些体会也必然有不完善的地方, 仅供各位读者参考.
另外, 每个人都有自己的工作习惯, 很多 fancy 的工作方法未见得适合每个人. 但我认为, 要事优先, 尽量单线程工作等思路, 对于绝大部分人都是有帮助的.
Happy working!
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